ERP實施完成后，最重要的就是將企業(yè)內部的業(yè)務數(shù)據(jù)、部門數(shù)據(jù)、工作流程數(shù)據(jù)、研發(fā)數(shù)據(jù)、采購數(shù)據(jù)、倉庫數(shù)據(jù)等一系列完整準確的錄入到系統(tǒng)中去，讓ERP可以快速的適應企業(yè)的工作，以最快的速度來體現(xiàn)價值。

　　1. 需要準備哪些數(shù)據(jù)?

　　我們可以簡單的把ERP實施要準備的數(shù)據(jù)分為兩類:靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)。

　　1) 靜態(tài)數(shù)據(jù)

　　簡單來說就是短期內不會發(fā)生變化的數(shù)據(jù)，一般指生產活動開始前需要準備的數(shù)據(jù)，如物料清單、工藝路線、倉庫和貨位編碼、會計科目設置等。這些數(shù)據(jù)應該在我們的系統(tǒng)上線之前準備好，但是靜態(tài)是相對的，需要定期維護以保持其準確性。

　　2) 動態(tài)數(shù)據(jù)

　　動態(tài)數(shù)據(jù)一般是指生產經營活動中不斷發(fā)生、頻繁變化的數(shù)據(jù)，如客戶應收賬款——當客戶購買產品但不付款時，應收賬款會增加;錢收回了，應收賬款減少，收了材料減少，入庫采購增加;在實施ERP系統(tǒng)之初，要輸入動態(tài)數(shù)據(jù)的初始值，即期初數(shù)據(jù)。期初數(shù)據(jù)一旦建立，就需要隨時維護。

　　2. 制定編碼規(guī)則，完成基礎數(shù)據(jù)收集

　　搞清楚準備什么數(shù)據(jù)之后，就可以開始編碼了。一個考慮周全的編碼系統(tǒng)需要跨部門反復討論。

　　不同的數(shù)據(jù)可能有不同的編碼結構，但必須遵循共同的編碼原則:

　　1) 獨特性

　　必須保證一個編碼對象只分配一個代碼，一個代碼只反映一個編碼對象。

　　2) 實用性

　　編碼體系應符合企業(yè)的業(yè)務特點和管理需求，充分考慮企業(yè)發(fā)展對信息編碼的需求以及企業(yè)的現(xiàn)狀。

　　3) 統(tǒng)一編碼結構

　　編碼由一個或幾個分類角度不同的分類編碼組成。

　　4) 標準化

　　編碼要提高標準化程度，充分考慮與外部環(huán)境的融合，盡可能符合相關國家和行業(yè)標準;例如，行業(yè)代碼采用國標確定的行業(yè)分類，地區(qū)代碼采用郵政編碼。

　　5) 便于ERP系統(tǒng)處理

　　因為編碼將在計算機信息處理系統(tǒng)中實現(xiàn)，所以編碼要滿足數(shù)據(jù)處理的要求，便于計算機處理。

　　6) 易用性

　　編碼要盡量容易記憶和使用，所以符合要求的話要盡量簡短;編碼問題其實不僅僅是技術問題，更是ERP實施團隊的事情——涉及到不同的部門，需要考慮管理狀態(tài)、業(yè)務特點、歷史數(shù)據(jù)等方面;編碼規(guī)則完成后，根據(jù)編碼規(guī)則逐一確定靜態(tài)數(shù)據(jù)和代碼，從而完成整個靜態(tài)基礎數(shù)據(jù)。

　　3. 在線開放數(shù)據(jù)準備和系統(tǒng)

　　由于開盤數(shù)據(jù)反映的是上線時的數(shù)據(jù)，所以準備得太早是沒有意義的。這些交易數(shù)據(jù)是動態(tài)的，每天都在變化。

　　因此，完成期初數(shù)據(jù)的準備需要一個更精確的時間表，通常安排如下:

　　根據(jù)ERP項目實施進度，確定上線時間，控制項目。

　　上線前一周內全面盤點，財務處理庫存余缺。計數(shù)時使用新的編碼規(guī)則。

　　要求各業(yè)務部門在上線前盡可能多的處理未結訂單和應收應付單，減少人工和系統(tǒng)切換的難度，減少以后對賬的工作量。

　　集中人力將靜態(tài)數(shù)據(jù)導入或輸入系統(tǒng)。

　　在線時將庫存期初、賬戶余額、期初單據(jù)錄入系統(tǒng);可見數(shù)據(jù)量應提前或延遲輸入，但系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)應與實際情況保持一致。

　　上線后一個月內，通過核對手工賬和實物，檢查系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否準確，找出差異，進行調整。